Die Arbeitszeitplanung und -organisation ist in jeder Position ein wichtiger Bestandteil effektiver Arbeit. Bei der Führungsposition nimmt die Bedeutung der Vorplanung noch zu, daher ist es notwendig, sehr sorgfältig an dieses Thema heranzugehen.
Anweisungen
Schritt 1
Der Manager kann seine Zeit selbst planen oder diese Funktion ganz oder teilweise an die Sekretärin-Assistentin delegieren. Auf die Interaktion mit der Sekretärin kann man auf jeden Fall nicht verzichten, da sie Besprechungen, Materialien für Besprechungen und eingehende Anrufe vorbereitet und organisiert. Darüber hinaus behält die Sekretärin in der Regel alle ihm bekannten Pläne des Managers im Kopf und versucht, diese nach Arbeitszeiten zu verteilen, daher ist es sehr wichtig, die Sekretärin über Änderungen seiner Pläne umgehend zu informieren.
Schritt 2
Aber Sie sollten sich nicht nur auf die Sekretärin verlassen, es ist wichtig zu lernen, wie Sie Ihre Zeit so einteilen, dass Sie Zeit haben, alles geplante zu erledigen. Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, jede verstrichene Stunde zu analysieren und herauszufinden, was genau getan wurde und wie lange es gedauert hat. Es ist auch notwendig, die wichtigsten globalen Aufgaben als Führungskraft für sich selbst hervorzuheben und den größten Teil Ihrer Arbeitszeit für deren Lösung zu verwenden. Auf jeden Fall sollten die wichtigsten Aufgaben erst einmal gelöst werden, da bekanntlich 80 % der aktuellen Aufgaben in den ersten 20 % des Arbeitstages gelöst werden und die restliche Zeit nur mit 20 % der Arbeit.
Schritt 3
Lassen Sie nicht zu, dass zufällige Ereignisse Ihren Zeitplan durchkreuzen. Es ist besser, sie im Voraus in Plänen zu planen, damit Sie mehr Zeit haben, um die Hauptaufgaben zu erledigen. Gehen Sie bei der Planung von Meetings, Events, Meetings, Konferenzen von der benötigten Echtzeit aus, unter Berücksichtigung von Vorbereitung, Vorkenntnissen mit den Materialien, spontanen Diskussionen und Fragen. Versuchen Sie, solche Ereignisse rechtzeitig zu verteilen, damit der Beginn des nächsten Treffens nicht am Ende des vorherigen anliegt, da Sie in diesem Fall oft gezwungen sind, entweder zu spät zu kommen oder das Finale zu zerschlagen.
Schritt 4
Zu den Aufgaben der Sekretärin gehört oft die Vorplanung des Tages und der Woche unter Berücksichtigung der eingegangenen Anrufe, Angebote, Einladungen. Es ist ratsam, am Ende des Arbeitstages mit der Sekretärin seine Vorstellung von Ihrem Zeitplan zu besprechen und Anpassungen daran vorzunehmen. Noch besser ist es, dies am Nachmittag zu tun, damit die Sekretärin die Möglichkeit hat, Änderungen vorzunehmen, Anrufe mit dem Vorschlag zu tätigen, diese oder jene Veranstaltung zu verschieben. Der ständige Kontakt mit der Sekretärin sollte zur Gewohnheit werden, denn sein Zeitplan hängt direkt von Ihrem ab und viele Veranstaltungen erfordern eine Vorbereitung von ihm.
Schritt 5
Analysieren Sie die vergangenen Arbeitstage im Hinblick auf eine effiziente Zeiteinteilung. Vielleicht sehen Sie Lösungen, mit denen Sie mehr tun können, z. B. mehrere Meetings im selben Bereich abhalten oder einige Veranstaltungen kombinieren. Notieren Sie vergangene und geplante Ereignisse in Ihrem Tagebuch.
