Ein Geschäftsbrief wird in Unternehmen bei der Kommunikation mit Partnern, Lieferanten, Mitarbeitern, Kunden verwendet. Dieses Dokument spielt eine wichtige Rolle bei der Schaffung eines positiven Unternehmensimages. Daher ist es notwendig, einen Geschäftsbrief korrekt, kompetent, klar sowie einfach und unkompliziert zu verfassen. Es sollte informativ sein und das Ziel verfolgen, das die Organisation vom Empfänger erreichen muss. Um zu verstehen, was ein Geschäftsbrief ist, müssen Sie sich seine Struktur genauer ansehen.
Platzieren Sie in der rechten Ecke Ihres Geschäftsbriefes Ihr Firmenlogo. Wenn das Unternehmen diese nicht hat, schreiben Sie den Namen der Organisation sowie ihre juristische Adresse und Pflichtangaben, die in der Regel auf dem Stempel enthalten sind. Dies sind TIN, KPP, Girokonto, Korrespondenzkonto, BIK und weitere Informationen über das Konto und die Bank, bei der es eröffnet wird.
Geben Sie nach Firmenlogo und Stempel die persönlichen Daten des Empfängers ein, wenn der Geschäftsbrief an eine bestimmte Person gesendet wird. Wenn das Dokument an das Unternehmen adressiert ist, schreiben Sie seinen Namen und die Adresse des Standorts.
In die Mitte des Blattes sollten Sie einen Appell an den Empfänger schreiben. Wenn der Brief an eine bestimmte Person gerichtet ist, schreiben Sie zum Beispiel so: "Lieber Petr Efremovich!" Wenn ein Brief an ein Unternehmen gesendet wird, ist folgende Option möglich: "Sehr geehrte Partner!" Bitte beachten Sie, dass bei der Ansprache des Adressaten Wörter nicht gekürzt werden dürfen. Wenn der Brief persönlich ist, können Sie ihn so schreiben: "Lieber Yuri Albertovich!"
Schreiben Sie in den Hauptteil eines Geschäftsbriefes zuerst die Ereignisse, die eine bestimmte Situation ausgelöst haben. Geben Sie als nächstes den Zweck des Schreibens an. Betrachten Sie diesen Teil des Dokuments sorgfältig. Schreiben Sie klar und prägnant in einer zugänglichen Sprache einen Anspruch, eine Einladung, eine Anfrage, ein Angebot, eine Antwort, einen Glückwunsch, eine Anfrage oder einen anderen Zweck, der Sie zum Schreiben des Briefes veranlasst hat.
Fassen Sie dann den Geschäftsbrief zusammen, schreiben Sie also das Ergebnis auf, das Sie vom Adressaten erhalten möchten. Wenn Sie beispielsweise Ihren Partner zu einer Warenpräsentation einladen, sollten Sie Folgendes angeben: "Wir hoffen, Sie besuchen die Messe, wählen Sie das richtige Produkt."
In einigen Fällen werden dem Geschäftsbrief Dokumente beigefügt. Wenn Sie beispielsweise Ihren Partner zu einer Ausstellung einladen, überreichen Sie dem Empfänger unbedingt eine Einladung zu dieser Veranstaltung.
Füllen Sie Ihren Geschäftsbrief korrekt aus. Es wird allgemein akzeptiert, dass Sie die Worte "Mit freundlichen Grüßen …" schreiben und dann die persönlichen Daten und Kontakte der Person angeben müssen, in deren Namen das Dokument erstellt wurde.
