Dokumente sind ein wesentlicher Bestandteil jedes Papierkrams in einem Unternehmen oder einer Organisation, unabhängig davon, ob es sich um private oder öffentliche Dokumente handelt. Dokumente werden ausgefüllt, sortiert, versendet, akzeptiert usw. Bei mehreren Dokumenten ist lediglich die Erstellung eines Registers erforderlich - dies erleichtert nicht nur die Arbeit von Sachbearbeitern und anderen Arbeitnehmerkategorien (Ökonomen, Buchhalter usw.), sondern auch Mitarbeitern anderer Organisationen, wenn sie dies akzeptieren Dokumente, die Sie senden.
Anleitung
Schritt 1
Sammeln Sie die erforderlichen Dokumente einer Kategorie, d. h. Dokumente, die sich auf einen Typ beziehen (Bestätigung der Produktionskosten, Annahme- / Verkaufsdokumente usw.). Verwaltungsunterlagen getrennt sammeln: Anordnungen, Verfügungen, Anordnungen. Sortieren Sie sie nach Autorenschaft (Aufträge des Organisationsleiters, Aufträge der Abteilungsleiter usw.).
Schritt 2
Erstellen Sie Ordner zum Ablegen bereits aussortierter Dokumente und ordnen Sie alles in chronologischer Reihenfolge ab. Machen Sie eine Bestandsaufnahme von jedem Ordner. Geben Sie ihnen eine Inventarnummer.
Schritt 3
Erstellen Sie eine Tabelle basierend auf den Dokumenten mit den entsprechenden Feldern und teilen Sie das Blatt in Spalten und Zeilen. Unterschreiben Sie die Spalten entsprechend dem Zweck des Dokuments und seiner Funktionalität. Denken Sie gleichzeitig daran, dass das Register umfassende Informationen zu den Dokumenten enthalten muss, damit Sie das Dokument selbst nicht aus dem einen oder anderen Grund immer wieder öffnen und aus irgendeinem Grund studieren müssen. So muss beispielsweise das Dokumentenregister, das die angefallenen Ausgaben bestätigt, die folgenden Spalten enthalten: Dokumentennummer, Name, Dokumenteninhalt, Betrag und Vermerk bei der Rückgabe des Dokuments.
Schritt 4
Das Register der Dokumente der Aktionäre von JSC, JSC usw. müssen die erforderlichen Daten zur Identifizierung aller im Register eingetragenen Personen, zur Festlegung ihrer Aktienrechte, zum Eingang der Einkünfte aus Aktien der im Register eingetragenen Personen, zur Erhebung der Daten aller Aktieninhaber sowie Angaben über den Empfang aller Arten von Benachrichtigungen über Sitzungen und andere Ereignisse bei ihnen.
Schritt 5
Sie sollten sich bewusst sein, dass Sie bei der Zusammenstellung eines Dokumentenregisters für eine bequemere und schnellere Suche in der Zukunft alle Aufzeichnungen in chronologischer Reihenfolge führen müssen.
Schritt 6
Nur wenn das Dokumentenverzeichnis korrekt zusammengestellt ist, entfällt die zusätzliche Recherchezeit, Sie finden schnell und einfach das gewünschte Papier, senden die gewünschte Anfrage oder Benachrichtigung und erledigen Ihre Arbeit einfach in hoher Qualität.
