Während der Arbeit müssen die Leiter der Organisationen Aufzeichnungen führen. Dazu gehören die Personal-, Rechnungs- und Steuerbuchhaltung. Es ist leicht verständlich, dass dies ein ziemlich großes Volumen an Wertpapieren und dementsprechend Informationen impliziert. Um Verwechslungen in den Daten zu vermeiden, ist es notwendig, die Pflege der Dokumentation richtig zu planen.
Anweisungen
Schritt 1
Wenn die Organisation groß ist, ist es ratsam, für jeden Standort einen Mitarbeiter einzustellen. Nehmen wir an, ein Mitarbeiter wird für die Erfassung von Personaldokumenten benötigt, ein anderer oder sogar mehrere für die Buchhaltung. Geben Sie in der Stellenbeschreibung klar die Verantwortlichkeiten jeder Person an, die in Ihrem Bundesland arbeitet. Fügen Sie zunächst eine Klausel zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen hinzu.
Schritt 2
Wenn Sie Geld sparen möchten, können Sie die Dokumentation selbst behalten. Kaufen Sie für Personalakten mehrere Ordner und ein Notizbuch. Ordner werden benötigt, um Dokumente zu gruppieren. Sie können beispielsweise einen Ordner für Mitarbeiter erstellen, die derzeit in der Organisation arbeiten. für das Archiv wird ein anderer Ordner benötigt. Um das Auffinden von Informationen zu erleichtern, schreiben Sie die Daten in ein Notizbuch. Nehmen wir an, sie haben einen Mitarbeiter eingestellt. Schreiben Sie im Notizbuch kurze Informationen über ihn auf und geben Sie auch den Ordner an, in dem Sie detailliertere Daten finden.
Schritt 3
Bleiben Sie auf dem Laufenden für aktualisierte Dokumente. Für jeden Mitarbeiter müssen Sie eine persönliche Karte ausstellen, geben Sie hier alle Informationen zur Arbeit ein. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter in den Urlaub gefahren ist, schreiben Sie diese Informationen auf die Karte. Außerdem müssen Sie monatlich einen Stundenzettel ausfüllen.
Schritt 4
Die Buchhaltung ist komplexer und zeitaufwendiger. Um es durchzuführen, benötigen Sie spezielle Kenntnisse. Beachten Sie unbedingt die Gesetzesänderungen. Die Dokumente müssen sich in Ordnern ("Vereinbarungen", "Bank", "Kassenbuch", "Rechnungen ausgestellt", "Rechnungen erhalten", "Vorausmeldungen" etc.) befinden. Alle Dokumente sollten in chronologischer Reihenfolge angeordnet sein. Einige Archive müssen Sie nummerieren, heften und mit Siegel und Unterschrift beglaubigen. Solche Dokumente umfassen ein Kassenbuch, ein Verkaufsbuch, Käufe und andere.
