Die Merkmale des Aufbaus eines konstruktiven Geschäftsdialogs hängen von der Situation ab, in der er stattfindet und den Zielen, die für Sie festgelegt werden. In jedem Fall müssen Sie sich die Fragen und Antworten an den Gesprächspartner und vor allem an den Auditor im Voraus überlegen.
Anleitung
Schritt 1
Wirtschaftsprüfer kommen heutzutage nur noch selten unerwartet. Meistens kündigen sie ihren Besuch im Voraus an oder haben sogar einen Ankunftsplan - wöchentlich oder monatlich. Wenn Sie wissen, an welchem Tag der Scheck eintrifft, bereiten Sie alle erforderlichen Papiere im Voraus vor und legen Sie sie in einer separaten Datei ab.
Schritt 2
Blättern Sie durch die vorbereiteten Dokumente. Achten Sie auf fragwürdige Stellen in ihnen. Sie können auch Fragen an die Prüfer stellen. Wiederholen Sie die Dokumente im Voraus oder überlegen Sie, was Sie genau antworten werden. Schreiben Sie alle Argumente auf ein Blatt Papier und versehen Sie sie mit zusätzlichen Informationen.
Schritt 3
Wenn der Auditor eintrifft, fragen Sie, welche Art von Hilfe er benötigt. Möglicherweise benötigen Sie Briefpapier - Papier, Stift. Oder einen Computer mit Internetzugang. Sprechen Sie höflich und freundlich. Sowohl Sie als auch er erfüllen ihre offiziellen Aufgaben, wo Emotionen keinen Platz haben.
Schritt 4
Fragen Sie den Auditor, ob Ihre Anwesenheit erforderlich ist. Vielleicht schafft er es alleine. Hinterlassen Sie bei der Abreise unbedingt Ihre Kontakttelefonnummer - mobil und beruflich, damit der Auditor Sie immer erreichen kann.
Schritt 5
Wenn der Auditor Fragen hat, beantworten Sie diese klar, ohne vom Thema abzuweichen. Niemand braucht überflüssige Details. Darüber hinaus können zusätzliche Informationen eine neue Prüfung auslösen, die sich lange hinzieht.
Schritt 6
Achten Sie im Gespräch mit dem Auditor auf die Fragen, die er stellt. Was ihn mehr interessiert und was Zweifel aufkommen lässt. Bereiten Sie anhand der erhaltenen Informationen Unterlagen für Ihren nächsten Besuch vor.
Schritt 7
Wenn Sie die Frage des Auditors nicht beantworten können, wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten. Oder bitten Sie um Zeit, um Informationen vorzubereiten. Auf keinen Fall sollten Sie dem Auditor „Ich weiß nicht“sagen. Dies kann zu Unsicherheit über Ihre Kompetenz führen.
Schritt 8
Versuchen Sie in einem Gespräch, keine spezifischen Begriffe zu verwenden, die sich beispielsweise auf die Produktion beziehen, die dem Auditor möglicherweise nicht vertraut sind. Oder entschlüsseln Sie sie sofort.
Schritt 9
Bleiben Sie ruhig und hilfsbereit und beantworten Sie Fragen klar. Dann bauen Sie einen konstruktiven Dialog auf und schaffen die Grundlage für wohlwollende, für beide Seiten vorteilhafte Beziehungen für die Zukunft.
